Un client vous demande une « facture proforma » pour débloquer un budget, ouvrir un crédit documentaire ou dédouaner une marchandise. Faut-il lui envoyer un devis, une proforma ou une vraie facture ? Les trois documents se ressemblent, mais leur valeur est très différente. Voici comment les distinguer et quand utiliser chacun.
Le devis : une offre commerciale
Le devis présente une proposition de prix pour un travail ou une fourniture. Il décrit les prestations, le prix, les délais, la durée de validité et les conditions de paiement. Accepté par le client, il engage les deux parties. Il n’a aucune portée comptable : il n’entre ni dans votre chiffre d’affaires ni dans votre TVA.
La facture proforma : une facture « à blanc »
La facture proforma reprend la forme d’une facture : même présentation, mêmes lignes, mêmes totaux. Mais ce n’est pas une facture. Elle annonce ce que sera la facture définitive si la vente se réalise. On l’utilise surtout : À ce sujet, consultez Facture Proforma vs Facture Définitive : Les Règles Fiscales au Maroc.
- à l’import et à l’export, pour les formalités douanières ou bancaires ;
- pour permettre à un client de faire valider une dépense ou obtenir un financement ;
- pour demander un paiement d’avance avant expédition.
Elle doit porter clairement la mention « Facture proforma » et ne pas entrer dans la numérotation de vos factures. Elle n’a pas de valeur comptable : vous ne déclarez pas de TVA sur une proforma, et votre client ne peut pas la déduire.
La facture définitive
La facture, la vraie, constate la vente. Elle porte un numéro dans votre série chronologique, toutes les mentions obligatoires du Code général des impôts, et fait naître la TVA collectée selon votre régime. C’est elle qui sera comptabilisée et archivée pendant dix ans. Nous y revenons dans Les différents types de factures utilisés par une entreprise.
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Comparaison
| Critère | Devis | Proforma | Facture |
|---|---|---|---|
| Objet | Proposer un prix | Annoncer la facture à venir | Constater la vente |
| Présentation | Offre, conditions, validité | Identique à une facture | Mentions obligatoires complètes |
| Numérotation | Série propre | Série propre, hors factures | Série chronologique continue |
| Comptabilité et TVA | Non | Non | Oui |
| Usage typique | Prestation sur mesure | Douane, banque, paiement d’avance | Toute vente réalisée |
Exemple : une exportation vers l’Afrique de l’Ouest
Une coopérative d’huile d’argan à Essaouira reçoit une commande de 1 200 litres d’un distributeur à Dakar. Le distributeur a besoin d’une proforma pour sa banque. La coopérative émet la proforma PF-2026-0009, avec les quantités, les prix, les conditions de livraison et de paiement. Une fois le paiement d’avance reçu et la marchandise expédiée, elle émet la facture F-2026-0231, qui seule entre dans sa comptabilité.
Devis ou proforma : lequel envoyer ?
Si votre client veut connaître votre prix ou comparer des offres, envoyez un devis. S’il a déjà accepté le principe de l’achat et a besoin d’un document à présenter à un tiers (banque, douane, service achats), la proforma est plus adaptée. Dans le doute, demandez-lui à quoi le document va servir.
Les erreurs à éviter
- Émettre une proforma dans la série des factures : vous créez un trou dans la numérotation dès qu’elle est remplacée.
- Comptabiliser une proforma comme une vente.
- Laisser le client payer sur la base d’une proforma sans émettre ensuite la facture définitive.
- Envoyer une proforma sans durée de validité, alors que les prix ou les taux de change évoluent.
Questions fréquentes
Une proforma peut-elle servir à encaisser un paiement d’avance ?
Oui, c’est l’un de ses usages courants, notamment à l’export. Mais une fois le paiement reçu, vous devez émettre une facture : selon les cas, une facture d’acompte, puis la facture définitive à l’expédition.
La proforma doit-elle comporter la TVA ?
Elle reproduit en principe ce que sera la facture, TVA comprise si elle s’appliquera. Pour une exportation, le traitement de la TVA obéit à des règles particulières : faites-le valider par votre comptable.
Une proforma engage-t-elle le vendeur ?
Elle engage sur les conditions annoncées pendant sa durée de validité, comme une offre. D’où l’intérêt d’y indiquer une date limite, surtout quand les prix dépendent du taux de change ou des coûts de transport.
Gérer les trois documents au même endroit
Dans un logiciel de facturation, devis, proforma et facture partagent la même fiche client et les mêmes produits, mais chacun garde sa propre série de numéros. Le passage de l’un à l’autre se fait sans ressaisie, et seule la facture définitive alimente le chiffre d’affaires et la TVA. Vous évitez ainsi les confusions qui compliquent la vie de votre comptable.