Devis, bon de commande, bon de livraison, facture, paiement : ces documents forment une chaîne. Quand un maillon manque ou ne correspond pas aux autres, le client conteste, le paiement traîne et la comptabilité se complique. Ce guide décrit le cycle complet de facturation, du devis accepté jusqu’à l’encaissement, et la façon d’organiser vos documents pour ne jamais perdre le fil. Pour aller plus loin sur ce sujet, lisez Bon de livraison : définition, fonctionnement et exemple.
Les cinq étapes du cycle
- Le devis : vous proposez un prix et des conditions.
- Le bon de commande : le client confirme l’achat, ou signe le devis qui en tient lieu.
- Le bon de livraison : vous livrez, le client signe à la réception.
- La facture : vous constatez la vente et réclamez le paiement.
- Le paiement : vous encaissez, puis rapprochez le règlement de la facture.
Chaque document reprend les références du précédent. C’est ce chaînage qui permet de répondre en quelques secondes à la question d’un client : « Qu’est-ce que je vous dois, et pour quoi ? »
Ce que chaque document prouve
| Document | Émis par | Prouve | Comptabilisé |
|---|---|---|---|
| Devis | Vendeur | Le prix proposé | Non |
| Bon de commande | Acheteur | L’accord d’achat | Non |
| Bon de livraison | Vendeur, signé par l’acheteur | La réception | Non |
| Facture | Vendeur | La somme due | Oui |
| Reçu ou relevé bancaire | Vendeur ou banque | Le paiement | Oui |
Du devis accepté à la facture
Le passage du devis à la facture est le moment où se glissent le plus d’erreurs. Quelques règles :
- Facturez ce qui a été accepté, ni plus ni moins. Tout ajout passe par un devis complémentaire accepté.
- Facturez ce qui a été livré : en cas de livraison partielle, la facture suit les bons de livraison.
- Reprenez sur la facture la référence du devis ou du bon de commande du client.
- Déduisez les acomptes déjà facturés sur la facture de solde.
- Émettez la facture sans attendre : la date de facture fait courir l’échéance de paiement.
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De la facture au paiement
Une facture envoyée n’est pas une facture payée. Le cycle ne se termine qu’au rapprochement du paiement : vous constatez sur votre relevé bancaire le virement de 14 400 DH, vous le rattachez à la facture F-2026-0231, et la facture passe au statut « payée ». Entre les deux, une échéance claire et des relances régulières font la différence. Entre professionnels, la loi 69-21 fixe le délai à 60 jours à défaut d’accord, et à 120 jours au maximum par accord. Ce point est détaillé dans Bon de commande : définition, fonctionnement et exemple.
Exemple complet : un fournisseur de mobilier de bureau
Une entreprise de mobilier à Casablanca reçoit une demande d’un centre d’appels.
- 2 mars : devis D-2026-0058, 40 postes de travail, 120 000 DH HT, validité 30 jours.
- 9 mars : le client envoie son bon de commande n° 7781.
- 9 mars : facture d’acompte de 30 %, soit 36 000 DH HT.
- 23 mars : livraison de 25 postes, BL-2026-0144 signé.
- 30 mars : livraison des 15 postes restants, BL-2026-0151 signé.
- 31 mars : facture de solde de 84 000 DH HT, rappelant le devis, le BC 7781, les deux BL et l’acompte.
- 28 mai : virement reçu, rapproché, facture soldée.
Organiser ses documents
- Une fiche par client, qui regroupe tous ses devis, commandes, livraisons, factures et paiements.
- Des séries de numéros distinctes par type de document.
- Un statut à jour pour chaque document : envoyé, accepté, livré, facturé, payé.
- Un classement par année pour l’archivage, que vous conservez dix ans.
Les erreurs qui cassent la chaîne
- Facturer sans référence au devis ou à la commande.
- Livrer sans bon de livraison signé.
- Oublier de facturer une livraison, ou la facturer deux fois.
- Ne pas déduire un acompte déjà payé.
- Ne pas rapprocher les paiements, et relancer un client qui a déjà payé.
Questions fréquentes
Faut-il tous ces documents pour une petite vente ?
Non. Pour une vente simple à un particulier, un ticket ou une facture suffit. La chaîne complète est surtout utile pour les ventes entre professionnels, les montants importants et les livraisons en plusieurs fois.
Qui conserve quel document ?
Le vendeur garde une copie de tout ce qu’il émet et l’exemplaire signé du bon de livraison. L’acheteur garde le devis accepté, son bon de commande, son exemplaire du bon de livraison et la facture. Chacun archive ces pièces dix ans.
Que faire quand le client paie sans indiquer quelle facture il règle ?
Rapprochez le montant de vos factures ouvertes et, en cas de doute, demandez-lui par écrit l’affectation du paiement. Indiquer votre RIB et le numéro à rappeler dans le libellé du virement évite ce problème.
Un seul flux, sans ressaisie
Dans un logiciel de facturation, chaque document se crée à partir du précédent : le devis accepté devient commande, puis bon de livraison, puis facture, et le paiement s’enregistre sur la facture. Les références se reportent seules, les montants restent cohérents, et vous voyez d’un coup d’œil où en est chaque vente.